FAQ

Thèmes

 

Temps de travail

Le bénévolat peut-il être pris en compte pour les PROSPREH et «Médias et publications»?

Oui, en principe le bénévolat peut être pris en compte pour ces catégories de prestations. Les prestations sont à documenter, comme dans le cas des prestations des employé-e-s (enregistrement du temps de travail par personne, preuve de la prestation). Cependant, il est uniquement utile de prouver qu’il s’agit de bénévolat lorsque les prestations prévues par le contrat ne peuvent pas être atteintes par les employé-e-s.

Quelles activités peuvent être indiquées au titre du «recrutement de bénévoles»?

Peuvent être prises en compte des activités qui servent à élargir l’effectif des bénévoles de l’association, p. ex. des exposés auprès de milieux intéressés, des séances d’information, des annonces ou des inscriptions sur des plateformes dédiées au bénévolat.

Ne peut être prise en compte la recherche de personnel pour un cours particulier (recherche d’une équipe); cette activité fait partie de l’administration des cours et est à indiquer comme «Cours et lieux d’accueil» sous «Organisation et administration» .

Qu’est-ce que le travail de fond?

Il s’agit d’un travail nécessaire avant de pouvoir fournir une prestation concrète. Quelques exemples: évaluation, développement, conception et diffusion du programme annuel de cours/lieux d’accueil, élaboration d’une stratégie pour la participation à la prise de décision dans l’association. Le travail de fond fait l’objet d’une imputation distincte dans l’enregistrement du temps de travail.

Faut-il pouvoir fournir une attestation particulière du travail de fond accompli?

Le travail de fond est rémunéré, d’où la nécessité de pouvoir documenter les heures comptabilisées. Les critères faisant foi sont les mêmes que pour les «PROSPREH» et «Médias et publications» (enregistrement du temps de travail par personne, preuve de la prestation).

Où faut-il indiquer le temps consacré à la préparation et au suivi des cours et des lieux d’accueil?

Le temps consacré à la préparation et au suivi des cours et des lieux d’accueil doit être indiqué comme temps de travail pour les «Cours et lieux d’accueil» sous «Organisation et administration» . Il ne s’agit pas de temps subventionné. Seulement dans le cas des lieux d’accueil, il est possible d’ajouter, par lieu d’accueil ayant en lieu, une heure aux heures d’ouverture du lieu d’accueil en saisissant le lieu d’accueil (cette heure étant donc subventionnée).

 

Cours

Comment faut-il comprendre le maximum de 20 participant-e-s aux cours journaliers?

Il s’agit d’une valeur indicative. Si plus de 20 participant-e-s sont attendus lors de la planification d’une manifestation d’un jour, l’offre ne peut pas être saisie comme un cours journalier. Le cas échéant, elle est à considérer comme un lieu d’accueil.

Tous-tes les participant-e-s sont pris en compte lors de la planification, tant les personnes étant reconnues comme ayant droits que celles n’étant pas reconnues comme ayant droits.

Comment catégoriser un cours au contenu «Loisirs» ou «Sport» ?

La distinction n’est pas évidente, il appartient aux associations de trancher: si le but du cours est clairement sportif (les participant-e-s se dépensent et fournissent un effort), il s’agit d’un cours de sport. Si le but du cours est d’entretenir des contacts sociaux (ce qui peut aussi arriver dans le cadre d’activités sportives douces), il s’agit d’un cours de loisirs.

Quelle est la limite d’âge pour un cours destiné aux «Enfants et jeunes» ?

Il n’y a pas de limite d’âge précise. Les cours s’adressant aux enfants et aux jeunes sont saisis comme tels, même si quelques participant-e-s sont déjà plus âgé-e-s. Tous les autres cours sont saisis avec le groupe cible «Adultes et tous les âges» .

Est-il encore possible de saisir des cours comme plusieurs cours dans l’insieme desk?

Oui, la saisie comme plusieurs cours dans l’insieme desk demeure possible. Il est toutefois recommandé de saisir chaque cours individuellement dans l’insieme desk. L’avantage en est que tous les cours peuvent déjà être saisis au début de l’année (planification). En outre, la saisie individuelle de chaque cours permet d’ajouter davantage d’informations (p. ex. frais par cours).

Quand les enquêtes obligatoires sur la mesure de la satisfaction doivent-elles être effectuées?

Pour les prestations destinées aux personnes avec un handicap mental (cours, lieu d’accueil), une enquête au minimum est obligatoire durant la période sous contrat. Pour la période 2020 - 2023, les enquêtes doivent être menées en 2022. Pour les formations continues destinées aux proches et tiers, les questionnaires doivent être remplis dans tous les cours. Les enquêtes sur le niveau de satisfaction des membres d'association par rapport aux prestations de celles-ci doivent être organisées au minimum tous les 5 ans.

 

Personnes accompagnantes / bénévoles

Quelles personnes accompagnantes peuvent être prises en compte pour les lieux d’accueil?

Peuvent en principe être pris en compte: les employé-e-s, les bénévoles, les volontaires, les membres de la protection civile, les civilistes.

Si des proches assument des tâches d’assistance (p. ex. manifestation pour les familles), il est possible de prendre en compte autant de proches comme accompagnant-e-s que le nombre de personnes qui seraient nécessaires pour les remplacer. Les autres proches sont considérés comme des participant-e-s.

Les employé-e-s du canton, p.ex. le personnel socio-éducatif d’institutions, le programme «transfaire» , ne peuvent en principe pas être pris en compte.

Devons-nous exiger un extrait du casier judiciaire des personnes accompagnantes?

insieme recommande d'exiger un extrait du casier judiciaire des personnes accompagnantes. Cependant, seules les associations ayant cosigné la Charte pour la prévention des abus sexuels sont dans l’obligation d’exiger un extrait.

Devons-nous conclure un accord par écrit avec tous les bénévoles?

Un accord écrit est en principe nécessaire pour tous les bénévoles actifs dans le domaine de l’art. 74 (offres subventionnées). A contrario, un accord n’est pas nécessaire pour les personnes qui offrent leur aide ailleurs, p. ex. pour rechercher des fonds ou organiser l’AG.

Un accord écrit est obligatoire pour les personnes qui assument des tâches d’assistance ou qui s’engagent pour une durée prolongée. Vous trouverez un modèle dans insieme yoyages.

 

Substrat du capital / CC4

Est-il encore nécessaire de donner chaque année des indications concernant le substrat du capital?

Les données relatives au substrat du capital doivent encore être saisies chaque année lors du reporting dans l’insieme desk. L’OFAS ne vérifie le substrat du capital plus qu’une fois par période contractuelle, dans le cadre du calcul de la capacité de prestation propre.

La CC4 est-elle encore déterminée sur une base annuelle?

Oui, la CC4 est déterminée dans chaque reporting, comme jusqu’à présent. insieme Suisse consigne toutes les CC4 depuis 2015 dans un tableau dit «des mises à jour» pour toutes les associations sous-contractantes.

 

Reporting en général

Qui doit remettre quels formulaires de confirmation de l’OFAS?

Dans le cadre du reporting annuel, toutes les associations doivent remettre à insieme Suisse les formulaires de l’OFAS «Déclaration d’intégralité» (annexe 10) et «Liste des liens économiques» (annexe 11). Veillez à toujours remettre les deux formulaires de l’OFAS. Même si, par exemple, vous n’avez pas de liens économiques à déclarer, veuillez remettre le formulaire correspondant avec le nom du mandataire, l’année contractuelle, le lieu, la date et la signature. Biffez les champs vides ou non applicables.

 

Exécution du contrat

Pouvons-nous indiquer des prestations qui ne figurent pas dans notre sous-contrat?

Oui, c’est possible, les prestations sont décomptées au tarif moyen de tous les sous-contrats insieme. Ces prestations supplémentaires permettent de compenser une réduction des prestations dans d’autres catégories de prestations, les règles de compensation font foi (voir ci-dessous).

Quelles prestations peuvent être compensées?

Une compensation intégrale entre les années au sein d’une catégorie de prestations demeure possible, les prestations convenues doivent être fournies au cours de la période contractuelle de quatre ans.

La compensation entre diverses catégories de prestations est admise en vertu du règlement sur la répartition des fonds: une compensation au sein des lieux d’accueil et du domaine des cours est tout à fait possible (toute la page de gauche dans l'annexe I du sous-contrat de prestations), par des prestations supplémentaires «Médias & Publications» des prestations réduites PROSPREH peuvent être compensées (état décembre 2020).

[x]